Ghid Practic: Cum să Scrii Instrucțiunile Asistentului
Odată ce ai stabilit rolul pe care îl va avea asistentul tău (vânzări, suport, marketing etc.), următorul pas important este redactarea instrucțiunilor. În esență, aceste instrucțiuni definesc regulile de comunicare, informațiile-cheie și tonul pe care îl va folosi asistentul AI în interacțiunile cu clienții. Mai jos găsești câteva principii clare care te vor ajuta să creezi instrucțiuni corecte și utile.
Clarifică Obiectivul Principal
Înainte de orice, răspunde la întrebarea: Ce vreau să obțin la finalul conversației? Practic: Notează într-o frază scopul final. Astfel, toate instrucțiunile pe care le vei scrie ulterior vor fi aliniate la acest obiectiv.
Asistent de Vânzări
Asistent de Suport
Fii Concis și Specific
Limbaj Direct
Folosește limbaj direct și explicit, evitând frazele complicate.
Exemplu (Bine)
„Te rog să răspunzi politicos, să oferi informații despre preț, stoc și beneficii. Dacă clientul întreabă de caracteristici tehnice, arată-i fișierul atașat.”
Exemplu (Greșit)
„În situațiile când clientul menționează cuvinte legate de tarife, eventual pot fi prețuri, valute și… etc.” (prea vag, lipsesc clarificări concrete)
Evită Instrucțiunile Lungi
Instrucțiunile excesiv de lungi pot confuza AI-ul.
Stabilește Tonul și Abordarea
La fel cum un angajat real ar respecta cultura și valorile companiei, asistentul trebuie să reflecte același stil.
Indică Reguli și Limitări Clar Formulate
Asistentul trebuie să știe ce are voie și ce nu are voie să facă.
Subiecte Sensibile
Definește clar subiectele pe care asistentul nu trebuie să le abordeze (ex: politică, informații confidențiale).
Politica de Confidențialitate
Asistentul nu trebuie să ofere date personale dacă nu este permis conform politicii de confidențialitate.
Escaladarea
Specifică în ce situații asistentul trebuie să anunțe un operator uman (ex: dificultăți tehnice, întrebări foarte specifice).
Limitări Generale
Orice alte limitări specifice afacerii tale.
Dacă vrei ca asistentul să ofere detalii corecte și complete, trebuie să-i pui la dispoziție date actualizate
Furnizează Date Actualizate
Link-uri Produse
Link-uri către paginile de produs.
Fișiere
Fișiere (PDF, CSV) cu specificații, prețuri, stocuri.
Întrebări Frecvente
Întrebări frecvente (FAQ) pentru răspunsuri prompte.
Acces la Date
Asistentul AI poate consulta aceste resurse dacă i-ai oferit acces.
Construiește un „Fir Logic” al Convorbirii
Întrebare Inițială
Clarificări
Soluție/Ofertă
Încheiere
Testează și Ajustează Instrucțiunile
După ce ai scris instrucțiunile, rulează câteva scenarii de conversație. Observă dacă asistentul răspunde corespunzător. Ori de câte ori identifici un mesaj nepotrivit, revino la instrucțiuni și clarifică. Procesul de ajustare este continuu, mai ales când apar situații noi pe parcurs.
Respectă tonul de comunicare?
Oferă corect și complet informațiile necesare?
Răspunde sau se pierde atunci când apare o întrebare nouă?
Ajustează constant instrucțiunile.
Exemple de Instrucțiuni Scurte
Instrucțiunile clare și structurate pentru asistentul AI sunt cheia unei comunicări eficiente cu clienții. Concis, concret și adaptat nevoilor afacerii – acestea ar trebui să fie principiile de bază când îți configurezi instrucțiunile.
1. Vânzări – Magazin Online
"Te rog să te prezinți: «Salut! Sunt asistentul magazinului X». Răspunde la întrebări despre stoc, preț și oferte. Dacă clientul ezită, propune un discount de 5%. Dacă cere detalii tehnice, folosește datele din fișierul PDF."
2. Suport – Firmă IT
"Răspunde politicos la întrebările despre mentenanță software. Identifică rapid natura problemei și oferă instrucțiuni pentru rezolvare. Dacă problema e complexă, scrie: «Permite-mi să te pun în legătură cu un specialist uman» și oprește-te."
Instrucțiuni Clare
Prin urmarea acestui ghid, vei crea un „angajat virtual” mult mai bine pregătit să interacționeze cu fiecare client și să livreze rezultatele dorite.
În plus, nu uita să le verifici și să le actualizezi în mod regulat, astfel încât asistentul să fie mereu pregătit să răspundă prompt și corect oricărei solicitări.