Praktyczny Przewodnik: Jak Pisać Instrukcje dla Asystenta
Po ustaleniu roli, jaką będzie pełnił Twój asystent (sprzedaż, wsparcie, marketing itp.), następnym ważnym krokiem jest sporządzenie instrukcji. W zasadzie te instrukcje definiują reguły komunikacji, kluczowe informacje i ton, jakiego asystent AI będzie używał w interakcjach z klientami. Poniżej znajdziesz kilka jasnych zasad, które pomogą Ci stworzyć poprawne i użyteczne instrukcje.
Sprecyzuj Główny Cel
Zanim zaczniesz, odpowiedz sobie na pytanie: Co chcę osiągnąć na końcu rozmowy? Praktycznie: Zapisz w jednym zdaniu ostateczny cel. W ten sposób wszystkie instrukcje, które napiszesz później, będą zgodne z tym celem.
Asystent Sprzedaży
Asystent Wsparcia
Bądź Zwięzły i Konkretny
Bezpośredni język
Używaj języka bezpośredniego i jasnego, unikając skomplikowanych zdań.
Przykład (Dobry)
„Proszę o uprzejme odpowiedzi, podawanie informacji o cenie, dostępności i korzyściach. Jeśli klient pyta o cechy techniczne, pokaż mu załączony plik.”
Przykład (Zły)
„W sytuacjach, gdy klient wspomina słowa związane z taryfami, ewentualnie mogą to być ceny, waluty i… itd.” (zbyt niejasne, brak konkretnych wyjaśnień)
Unikaj długich instrukcji
Zbyt długie instrukcje mogą dezorientować AI.
Ustal Ton i Podejście
Tak jak prawdziwy pracownik szanowałby kulturę i wartości firmy, asystent musi odzwierciedlać ten sam styl.
Wskaż Jasno Sformułowane Zasady i Ograniczenia
Asystent musi wiedzieć, co mu wolno, a czego nie.
Tematy wrażliwe
Jasno zdefiniuj tematy, których asystent nie powinien poruszać (np. polityka, informacje poufne).
Polityka prywatności
Asystent nie powinien podawać danych osobowych, jeśli nie jest to dozwolone zgodnie z polityką prywatności.
Eskalacja
Określ, w jakich sytuacjach asystent powinien powiadomić operatora ludzkiego (np. trudności techniczne, bardzo szczegółowe pytania).
Ograniczenia ogólne
Wszelkie inne ograniczenia specyficzne dla Twojego biznesu.
Jeśli chcesz, aby asystent dostarczał prawidłowe i kompletne szczegóły, musisz mu udostępnić aktualne dane
Dostarczaj Aktualne Dane
Linki do produktów
Linki do stron produktów.
Pliki
Pliki (PDF, CSV) ze specyfikacjami, cenami, stanem magazynowym.
Często zadawane pytania
Często zadawane pytania (FAQ) dla szybkich odpowiedzi.
Dostęp do danych
Asystent AI może konsultować te zasoby, jeśli udzieliłeś mu dostępu.
Zbuduj „Logiczny Ciąg” Rozmowy
Początkowe pytanie
Wyjaśnienia
Rozwiązanie/oferta
Zakończenie
Testuj i dostosowuj instrukcje
Po napisaniu instrukcji, uruchom kilka scenariuszy rozmowy. Obserwuj, czy asystent odpowiada poprawnie. Za każdym razem, gdy zidentyfikujesz nieodpowiednią wiadomość, wróć do instrukcji i wyjaśnij. Proces dostosowywania jest ciągły, zwłaszcza gdy pojawiają się nowe sytuacje w trakcie.
Czy szanuje ton komunikacji?
Czy dostarcza poprawnie i kompletnie niezbędne informacje?
Czy odpowiada, czy gubi się, gdy pojawia się nowe pytanie?
Stale dostosowuj instrukcje.
Przykłady Krótkich Instrukcji
Kluczem do skutecznej komunikacji z klientami są jasne i uporządkowane instrukcje dla asystenta AI. Zwięzłość, konkretność i dostosowanie do potrzeb biznesu – to powinny być podstawowe zasady podczas konfiguracji instrukcji.
1. Sprzedaż – Sklep Internetowy
"Proszę się przedstawić: „Cześć! Jestem asystentem sklepu X”. Odpowiadaj na pytania dotyczące stanu magazynowego, ceny i ofert. Jeśli klient się waha, zaproponuj rabat 5%. Jeśli prosi o szczegóły techniczne, użyj danych z pliku PDF."
2. Wsparcie – Firma IT
"Odpowiadaj uprzejmie na pytania dotyczące konserwacji oprogramowania. Szybko identyfikuj charakter problemu i podawaj instrukcje rozwiązania. Jeśli problem jest skomplikowany, napisz: „Pozwól, że połączę Cię ze specjalistą” i zakończ."
Jasne instrukcje
Postępując zgodnie z tym przewodnikiem, stworzysz znacznie lepiej przygotowanego „wirtualnego pracownika”, który będzie wchodził w interakcje z każdym klientem i dostarczał pożądane rezultaty.
Ponadto nie zapomnij ich regularnie sprawdzać i aktualizować, aby asystent był zawsze gotowy do szybkiego i poprawnego odpowiadania na każde zapytanie.