Guide Pratique : Comment Rédiger des Instructions pour l'Assistant
Une fois que vous avez défini le rôle de votre assistant (ventes, support, marketing, etc.), l'étape clé suivante est de rédiger les instructions. Ces instructions définissent les règles de communication, les infos clés, et le ton que l'assistant IA utilisera avec les clients. Voici des principes clairs pour créer des instructions utiles et précises.
Clarifiez l'Objectif Principal
Avant tout, répondez à la question : Que veux-je atteindre à la fin de la conversation ? Pratique : Écrivez l'objectif ultime en une phrase. Ainsi, toutes les instructions suivantes s'aligneront sur cet objectif.
Assistant de Vente
Assistant de Support
Soyez Concis et Spécifique
Langage Direct
Utilisez un langage direct et explicite, évitant les phrases compliquées.
Exemple (Bon)
« Répondez poliment, donnez des infos sur prix, stock, et avantages. Si le client demande des specs techniques, montrez-lui le fichier joint. »
Exemple (Mauvais)
« Dans les cas où le client mentionne des mots liés aux tarifs, peut-être prix, devises, et... etc. » (trop vague, manque de clarté concrète)
Évitez les Instructions Longues
Des instructions trop longues peuvent embrouiller l'IA.
Définissez le Ton et l'Approche
Comme un vrai employé respecterait la culture et les valeurs de l'entreprise, l'assistant doit refléter le même style.
Indiquez des Règles et Limites Clairement Formulées
L'assistant doit savoir ce qu'il peut et ne peut pas faire.
Sujets Sensibles
Définissez clairement les sujets que l'assistant ne doit pas aborder (ex. politique, infos confidentielles).
Politique de Confidentialité
L'assistant ne doit pas donner de données personnelles si cela n'est pas permis par la politique de confidentialité.
Escalade
Précisez dans quelles situations l'assistant doit notifier un opérateur humain (ex. soucis techniques, questions très spécifiques).
Limites Générales
Toute autre limite spécifique à votre entreprise.
Si vous voulez que l'assistant donne des détails corrects et complets, vous devez lui fournir des données à jour
Fournissez des Données Mises à Jour
Liens Produits
Liens vers les pages des produits.
Fichiers
Fichiers (PDF, CSV) avec specs, prix, stocks.
Questions Fréquentes
FAQ pour des réponses rapides.
Accès aux Données
L'assistant IA peut consulter ces ressources si vous lui avez donné accès.
Construisez un 'Fil Logique' de la Conversation
Question Initiale
Clarifications
Solution/Offre
Conclusion
Testez et Ajustez les Instructions
Après avoir écrit les instructions, testez quelques scénarios de conversation. Observez si l'assistant répond bien. À chaque message inapproprié, revenez aux instructions et clarifiez. L'ajustement est continu, surtout avec de nouvelles situations.
Respecte-t-il le ton de communication ?
Fournit-il les infos nécessaires correctement et complètement ?
Répond-il ou se perd-il face à une nouvelle question ?
Ajustez constamment les instructions.
Exemples d'Instructions Courtes
Des instructions claires et structurées pour l'assistant IA sont la clé d'une communication efficace avec les clients. Concises, concrètes, adaptées aux besoins de l'entreprise – voilà les principes de base à suivre pour configurer vos instructions.
1. Ventes – Boutique en Ligne
"Présentez-vous : « Salut ! Je suis l'assistant du magasin X ». Répondez aux questions sur stock, prix, et offres. Si le client hésite, proposez 5% de réduction. S'il demande des détails techniques, utilisez les données du PDF joint."
2. Support – Entreprise IT
"Répondez poliment aux questions sur la maintenance logicielle. Identifiez vite la nature du problème et donnez des instructions pour résoudre. Si c'est complexe, écrivez : « Permettez-moi de vous connecter à un spécialiste humain » et arrêtez."
Instructions Claires
En suivant ce guide, vous créerez un 'employé virtuel' bien mieux préparé à interagir avec chaque client et obtenir les résultats souhaités.
De plus, n'oubliez pas de vérifier et mettre à jour régulièrement, pour que l'assistant soit toujours prêt à répondre vite et bien à toute demande.