Guide Pratique : Comment Rédiger des Instructions pour l'Assistant

Une fois que vous avez défini le rôle de votre assistant (ventes, support, marketing, etc.), l'étape clé suivante est de rédiger les instructions. Ces instructions définissent les règles de communication, les infos clés, et le ton que l'assistant IA utilisera avec les clients. Voici des principes clairs pour créer des instructions utiles et précises.

Clarifiez l'Objectif Principal

Avant tout, répondez à la question : Que veux-je atteindre à la fin de la conversation ? Pratique : Écrivez l'objectif ultime en une phrase. Ainsi, toutes les instructions suivantes s'aligneront sur cet objectif.

  • Assistant de Vente

  • Assistant de Support

Soyez Concis et Spécifique

Langage Direct

Utilisez un langage direct et explicite, évitant les phrases compliquées.

Exemple (Bon)

« Répondez poliment, donnez des infos sur prix, stock, et avantages. Si le client demande des specs techniques, montrez-lui le fichier joint. »

Exemple (Mauvais)

« Dans les cas où le client mentionne des mots liés aux tarifs, peut-être prix, devises, et... etc. » (trop vague, manque de clarté concrète)

Évitez les Instructions Longues

Des instructions trop longues peuvent embrouiller l'IA.

Ton et Approche

Définissez le Ton et l'Approche

Comme un vrai employé respecterait la culture et les valeurs de l'entreprise, l'assistant doit refléter le même style.

Indiquez des Règles et Limites Clairement Formulées

L'assistant doit savoir ce qu'il peut et ne peut pas faire.

Sujets Sensibles

Définissez clairement les sujets que l'assistant ne doit pas aborder (ex. politique, infos confidentielles).

Politique de Confidentialité

L'assistant ne doit pas donner de données personnelles si cela n'est pas permis par la politique de confidentialité.

Escalade

Précisez dans quelles situations l'assistant doit notifier un opérateur humain (ex. soucis techniques, questions très spécifiques).

Limites Générales

Toute autre limite spécifique à votre entreprise.

Si vous voulez que l'assistant donne des détails corrects et complets, vous devez lui fournir des données à jour

Fournissez des Données Mises à Jour

Liens Produits

Liens vers les pages des produits.

Fichiers

Fichiers (PDF, CSV) avec specs, prix, stocks.

Questions Fréquentes

FAQ pour des réponses rapides.

Accès aux Données

L'assistant IA peut consulter ces ressources si vous lui avez donné accès.

Construisez un 'Fil Logique' de la Conversation

Question Initiale

Le client demande des informations.

Clarifications

L'assistant pose des questions pour plus de détails (ex. budget, préférences).

Solution/Offre

L'assistant fait des recommandations ou donne des réponses précises.

Conclusion

Si le rôle est vente, il peut proposer de finaliser ; si support, envoyer un guide étape par étape.
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Testez et Ajustez les Instructions

Après avoir écrit les instructions, testez quelques scénarios de conversation. Observez si l'assistant répond bien. À chaque message inapproprié, revenez aux instructions et clarifiez. L'ajustement est continu, surtout avec de nouvelles situations.

  • Respecte-t-il le ton de communication ?

  • Fournit-il les infos nécessaires correctement et complètement ?

  • Répond-il ou se perd-il face à une nouvelle question ?

  • Ajustez constamment les instructions.

Exemples

Exemples d'Instructions Courtes

Des instructions claires et structurées pour l'assistant IA sont la clé d'une communication efficace avec les clients. Concises, concrètes, adaptées aux besoins de l'entreprise – voilà les principes de base à suivre pour configurer vos instructions.

1. Ventes – Boutique en Ligne

"Présentez-vous : « Salut ! Je suis l'assistant du magasin X ». Répondez aux questions sur stock, prix, et offres. Si le client hésite, proposez 5% de réduction. S'il demande des détails techniques, utilisez les données du PDF joint."

2. Support – Entreprise IT

"Répondez poliment aux questions sur la maintenance logicielle. Identifiez vite la nature du problème et donnez des instructions pour résoudre. Si c'est complexe, écrivez : « Permettez-moi de vous connecter à un spécialiste humain » et arrêtez."

Instructions Claires

En suivant ce guide, vous créerez un 'employé virtuel' bien mieux préparé à interagir avec chaque client et obtenir les résultats souhaités.


De plus, n'oubliez pas de vérifier et mettre à jour régulièrement, pour que l'assistant soit toujours prêt à répondre vite et bien à toute demande.