Comment définir le rôle de votre assistant AI
Définir le rôle de votre assistant AI dès le départ est crucial pour obtenir des résultats significatifs. Que vous visiez à booster les ventes, offrir du support ou lancer des campagnes marketing, donner des responsabilités claires évite la confusion et gagne du temps. Voici un guide simple, étape par étape, pour bien façonner et configurer ce rôle.
Identifiez vos besoins business
Commencez par vous demander : Quel est le but principal des interactions avec les clients ? La réponse oriente naturellement le rôle de votre assistant AI :
Ventes
Support
Marketing
Choisissez le ton et le style de communication
Formel et concis
Adapté aux contextes juridiques, bancaires ou nécessitant un ton réservé.
Amical et ouvert
Idéal pour une boutique en ligne de mode ou un salon de beauté, où chaleur et approche favorisent la confiance.
Astuce
Incluez deux ou trois traits de personnalité dans la configuration, par exemple : « Courtois, optimiste, pas insistant » ou « Professionnel, direct, amical ».
Adaptation à la marque
Assurez-vous que le ton de l'assistant correspond à l'identité globale de votre marque. La cohérence est clé !
Définissez des responsabilités précises
Évitez l'ambiguïté en détaillant les tâches exactes de l'assistant.
Clarifiez l'objectif final
Après avoir fixé les responsabilités, demandez-vous : Que veux-je que l'assistant accomplisse à la fin d'une conversation ?
Confirmer des rendez-vous ?
L'assistant doit s'assurer que les rendez-vous sont confirmés et bien enregistrés.
Finaliser des commandes ?
Le but est de guider le client dans le processus d'achat jusqu'à la commande.
Collecter des leads dans une base ?
L'assistant doit recueillir les infos de contact pertinentes et les ajouter à une base.
Atteindre l'objectif
Quel que soit l'objectif, l'assistant doit savoir quand et comment conclure la conversation avec succès.
Le rôle de votre assistant n'est pas figé pour toujours.
Documentez et affinez continuellement
Nouvelles questions ou demandes
Identifiez et ajoutez des réponses aux nouveaux types de questions fréquentes.
Upselling/Marketing
Assurez-vous que l'assistant donne des infos claires et complètes, sans ambiguïté.
Clarifications
Surveillez les interactions et notez les cas spéciaux ou exceptions.
Optimisation
Revoyez et améliorez régulièrement les conversations et réponses de l'assistant.
Connectez à d'autres systèmes
Accès aux stocks et prix
Support et statut des commandes
Accès aux données
Intégration système
Exemple rapide de rôle : « Assistant de rendez-vous »
But principal : Gérer les plannings et confirmer les réunions.
Vérifier le calendrier actuel et afficher les créneaux disponibles.
Proposer des alternatives si l'horaire préféré du client n'est pas libre.
Envoyer un rappel 24 heures avant le rendez-vous prévu.
Style de communication : Poli mais détendu. Encourager les clients à poser des questions et à prévenir en cas d'annulation.