Praktischer Leitfaden: Wie man Assistentenanweisungen schreibt
Sobald du die Rolle deines Assistenten festgelegt hast (Verkauf, Support, Marketing etc.), ist der nächste wichtige Schritt das Schreiben der Anweisungen. Diese definieren die Kommunikationsregeln, Schlüsselinformationen und den Ton, den der KI-Assistent bei Interaktionen mit Kunden verwendet. Nachfolgend findest du klare Prinzipien, die dir helfen, korrekte und nützliche Anweisungen zu erstellen.
Klärung des Hauptziels
Bevor du beginnst, beantworte die Frage: Was will ich am Ende des Gesprächs erreichen? Praktisch: Schreibe das ultimative Ziel in einem Satz nieder. So bleiben alle späteren Anweisungen darauf ausgerichtet.
Verkaufsassistent
Support-Assistent
Sei präzise und spezifisch
Direkte Sprache
Verwende direkte und klare Sprache, vermeide komplizierte Phrasen.
Beispiel (Gut)
'Antworte höflich, gib Infos zu Preis, Lager und Vorteilen. Bei Fragen zu technischen Details, zeige die angehängte Datei.'
Beispiel (Schlecht)
'In Situationen, wo der Kunde Worte zu Preisen, vielleicht Währungen und... etc. erwähnt' (zu vage, ohne konkrete Klarheit)
Vermeide lange Anweisungen
Zu lange Anweisungen können die KI verwirren.
Setze Ton und Ansatz fest
Genau wie ein echter Mitarbeiter die Firmenkultur respektiert, muss der Assistent denselben Stil widerspiegeln.
Gib klare Regeln und Grenzen an
Der Assistent muss wissen, was er darf und nicht darf.
Sensible Themen
Definiere klar, welche Themen der Assistent nicht ansprechen darf (z. B. Politik, vertrauliche Infos).
Datenschutzrichtlinie
Der Assistent darf keine persönlichen Daten geben, wenn es die Datenschutzrichtlinie verbietet.
Eskalation
Lege fest, wann der Assistent einen menschlichen Operator benachrichtigen soll (z. B. technische Schwierigkeiten, sehr spezifische Fragen).
Allgemeine Grenzen
Sonstige spezifische Einschränkungen deines Geschäfts.
Damit der Assistent korrekte und vollständige Details liefert, musst du ihm aktuelle Daten geben
Stelle aktuelle Daten bereit
Produktlinks
Links zu Produktseiten.
Dateien
Dateien (PDF, CSV) mit Spezifikationen, Preisen, Lagerbeständen.
Häufige Fragen
Häufig gestellte Fragen (FAQ) für schnelle Antworten.
Datenzugriff
Der KI-Assistent kann diese Ressourcen nutzen, wenn du ihm Zugriff gegeben hast.
Baue einen 'logischen Faden' des Gesprächs
Ausgangsfrage
Klärungen
Lösung/Angebot
Abschluss
Teste und passe die Anweisungen an
Nach dem Schreiben der Anweisungen, teste einige Gesprächsszenarien. Beobachte, ob der Assistent angemessen antwortet. Bei unpassenden Nachrichten, passe die Anweisungen an und kläre. Der Anpassungsprozess ist fortlaufend, besonders bei neuen Situationen.
Hält er den Kommunikationston ein?
Liefert er die nötigen Infos korrekt und vollständig?
Antwortet er oder verirrt sich bei neuen Fragen?
Passe die Anweisungen ständig an.
Beispiele für kurze Anweisungen
Klare und strukturierte Anweisungen für den KI-Assistenten sind der Schlüssel zu effektiver Kommunikation mit Kunden. Kurz, konkret und an die Geschäftsbedürfnisse angepasst – das sollten die Grundprinzipien bei der Konfiguration sein.
1. Verkauf – Online-Shop
"Stelle dich vor: 'Hallo! Ich bin der Assistent von Shop X'. Beantworte Fragen zu Lager, Preis und Angeboten. Bei Zögern des Kunden, biete 5% Rabatt an. Bei technischen Details, nutze die Daten aus der PDF-Datei."
2. Support – IT-Firma
"Antworte höflich auf Fragen zur Softwarewartung. Identifiziere schnell die Art des Problems und gib Lösungsanweisungen. Bei komplexen Problemen, schreibe: 'Lassen Sie mich Sie mit einem Spezialisten verbinden' und höre auf."
Klare Anweisungen
Mit diesem Leitfaden schaffst du einen 'virtuellen Mitarbeiter', der viel besser auf Kundeninteraktionen vorbereitet ist und die gewünschten Ergebnisse liefert.
Vergiss nicht, sie regelmäßig zu prüfen und zu aktualisieren, damit der Assistent stets bereit ist, prompt und korrekt auf jede Anfrage zu reagieren.