Wie definieren Sie die Rolle Ihres KI-Assistenten

Die Rolle Ihres KI-Assistenten von Anfang an zu definieren, ist entscheidend, um sinnvolle Ergebnisse zu erzielen. Ob Ihr Ziel ist, Verkäufe zu steigern, Kundensupport zu bieten oder Marketingkampagnen durchzuführen, klare Verantwortlichkeiten zu geben, vermeidet Verwirrung und spart Zeit. Hier ist eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, um diese Rolle richtig zu formen und zu konfigurieren.

Ermitteln Sie Ihre Geschäftsbedürfnisse

Fragen Sie zunächst: Was ist der Hauptzweck hinter Kundeninteraktionen? Die Antwort führt Sie natürlich zur Hauptrichtung für Ihren KI-Assistenten:

  • Verkauf

  • Support

  • Marketing

Wählen Sie Ton und Kommunikationsstil

Formal und prägnant

Geeignet für rechtliche, banktechnische oder jede Kontexte, die einen zurückhaltenderen Ton erfordern.

Freundlich und offen

Ideal für einen Online-Shop mit Modeartikeln oder einen Schönheitssalon, wo Wärme und ein zugänglicher Stil Vertrauen fördern.

Tipp

Fügen Sie zwei oder drei Persönlichkeitsmerkmale in die Einrichtung des Assistenten ein, z. B.: „Höflich, optimistisch, nicht aufdringlich“ oder „Professionell, direkt und freundlich.“

An die Marke anpassen

Stellen Sie sicher, dass der Ton des KI-Assistenten mit der Gesamtidentität Ihrer Marke übereinstimmt. Konsistenz ist entscheidend!

Rollen-Definition

Definieren Sie spezifische Verantwortlichkeiten

Vermeiden Sie Unklarheiten, indem Sie die genauen Aufgaben des Assistenten detailliert festlegen.

Klären Sie das endgültige Ziel

Nach Festlegung der Verantwortlichkeiten fragen Sie: Was soll der Assistent am Ende eines Gesprächs erreichen?

Termine bestätigen?

Der Assistent muss sicherstellen, dass Termine bestätigt und korrekt erfasst werden.

Bestellungen abschließen?

Ziel ist es, den Kunden durch den Kaufprozess zu führen und die Bestellung abzuschließen.

Leads in eine Datenbank sammeln?

Der Assistent muss relevante Kontaktdaten sammeln und in eine Datenbank einfügen.

Ziel erreichen

Unabhängig vom spezifischen Ziel muss der Assistent wissen, wann und wie er das Gespräch erfolgreich beendet.

Die Rolle Ihres Assistenten ist nicht für immer festgelegt.

Kontinuierlich dokumentieren und verfeinern

Neue Fragen oder Anforderungen

Erkennen und hinzufügen von Antworten auf neue, häufig gestellte Fragen.

Upselling/Marketing

Sicherstellen, dass der Assistent klare und vollständige Informationen liefert, ohne Mehrdeutigkeiten.

Klärungen

Interaktionen überwachen und besondere Fälle oder Ausnahmen dokumentieren.

Optimierung

Regelmäßig Gespräche und Antworten des Assistenten überprüfen und verbessern.

Verbindung zu anderen Systemen

Zugriff auf Lager und Preise

Verbinden Sie den Assistenten mit Daten zu Lager, Preisen und Produktattributen, um Verkäufe zu erleichtern.

Support und Bestellstatus

Geben Sie ihm Zugriff auf ein System, in dem er den Bestellstatus und die Kundenhistorie sehen kann, um effektiven Support zu bieten.

Datenzugriff

Der Assistent muss sich von aktuellen Daten „ernähren“, sei es ein CRM, ein elektronischer Katalog oder PDF-Dateien.

Systemintegration

Ein effektiver KI-Assistent braucht Zugriff auf relevante Informationen aus den verschiedenen Systemen des Unternehmens.
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Schnelles Rollenbeispiel: „Termin-Assistent“

Hauptzweck: Zeitpläne verwalten und Treffen bestätigen.

  • Aktuellen Kalender prüfen und verfügbare Slots anzeigen.

  • Alternativen anbieten, wenn die bevorzugte Zeit des Kunden nicht verfügbar ist.

  • 24 Stunden vor dem geplanten Termin eine Erinnerung senden.

  • Kommunikationsstil: Höflich, aber entspannt. Kunden ermutigen, Zusatzfragen zu stellen und im Voraus Bescheid zu geben, wenn sie absagen müssen.